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社内横断プロジェクトの抜擢は大チャンス?立ち上げからメンバー選定、管理、進捗について

こんにちは!

 

なかむー(@yuyachama)です。

 

社内横断プロジェクト、複数の部署が関わるため、時間的な調整や突発的な出来事に対応しづらいこともありますよね。

しかし社内横断プロジェクトは会社の肝入りプロジェクトであることも多く、成功すれば大チャンスです。そんなチャンスを逃さないための方法や、プロジェクトの大切さについて書いていきます。

 

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社内横断プロジェクトはチャンス!実績にするために気を付けること

はじめに

社内横断プロジェクトに抜擢された人は少なからずスキルを評価され、将来の幹部候補、役員候補として期待されていることだと考えてよいと思います。

もちろん、特殊なスキルを持っていて、それによって選抜された可能性もありますが、若手社員で選抜された方はほぼ間違いなく将来有望な社員であると言えます。

 

そんな方や、プロジェクトを推進するうえでの方法などをこの記事で見つけていただきたく書き始めます。

 

社内横断プロジェクトについて(例えば・・)

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社内横断というと、一定の部署では進められない大がかりなもの、長期スパンのものが考えられます。ぼくが所属していた会社では、

・海外進出

・国内別拠点立ち上げ

・展示会

・新工場設立

 

などのプロジェクトは他部署が横断して進めていました。

また、簡易的なものでは

 

・社内レクリエーション

・合宿、社員旅行

 

なども他部署が関わるプロジェクトと言えます。

 

 

立ち上げ

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・メンバー選定

・重要度と社内理解

・他部署との連携

 

立ち上げ時には「メンバー選定」「重要度と社内理解」「他部署連携」が必要となります。

メンバーに関しても、それぞれの部署から集め、意見を交換できる環境である必要があります。部署の仕事で手いっぱい、という社員では難しいでしょう。

社内理解は、経営者層からそれぞれの部門へしっかりと説明が必要となるでしょう。特に若手社員が社内横断プロジェクトに参加する場合にはパワーのかけ方のバランスが崩れて、本来の部署の仕事が疎かになってしまうことも予想されます。そういった際に負荷のバランスなどもしっかりと上司、プロジェクトリーダーが連携できるような環境は必要です。

他部署の連携に関しては、事務作業的なものであったり、労務管理のような仕事は他部署へ依頼できる環境を持っておくと、プロジェクトが大きく前進するでしょう。

 

難しい面

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・権限がなくアイデアが各部署に浸透しない

・日常業務を言い訳に参加メンバーが減る

・エース社員に業務が集中する

 

社内横断プロジェクトでは、プロジェクトメンバーで決めた改善点などを各部署に持ち帰って実行していくことが想定されますが、そこでのアイデアよりも既存の方法を好む社員が多く、浸透するまでのスパンが長引くことが多くあります。こうした場合も役員や経営者からの言葉が必要になってきます。

 

他にも日常業務とのバランスを社員が自分でマネジメントしながら続けないといけないため、業務が忙しく会議に出席できないまま、進捗状況が共有できずにそのままフェードアウトするメンバーが出ることも想定されます。

 

また横断プロジェクトに参加している社員の考え方としては、部署の業務以外にもしなければならない仕事が増え、失敗した際にはキャリアの傷となる可能性もあり、割に合わないと感じることもあります。そうしたことを踏まえて、プロジェクトリーダーは社員のモチベーションを保ち、プロジェクトを進める必要があります。

 

管理、進捗

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・定例会議

・優先度

・スケジュール変更時のルール

 

社内横断での進捗や社員の管理は大変困難です。プロジェクトリーダーであっても、他部署の上司との兼ね合いもあり、メンバーに業務負荷をかけすぎることはできませんし、本来の業務に支障が出た場合には最悪のケース、メンバーから外れることになります。

 

定例会議では、進捗状況はもちろん、情報共有、メンバー間の負荷状況把握、達成度の共有などが必要です。しかし、日本企業でよくあるのは、会議するための会議、すでに知っていることを共有するのみ、議事録作成に時間がかかる、などの作業工程が増えてしまうことがあります。そのため、オンライン共有などを活用し、議事録はフォーマットに落とし込むだけにする、などの対策が必要です。

 

優先度に関しても、忙しい中でプロジェクトに参加するメンバーのことを考え、手をつけるべき案件、次回に持ち越せる案件などしっかりと優先順位を決めて取り掛かる必要があります。私が参加した社内横断プロジェクトでは、通常業務終了後に大きな仕事を抱え込んでタイトなスケジュールで進めたため、かなりの負荷がかかりました。20代などの若手社員の場合には、通常業務との兼ね合いなども管理・相談できる環境があると良いでしょう。

 

スケジュール変更はこうした長期的なプロジェクトで必ず起こります。そうした場合、各々の社員が、「次回でいいや」というスタンスで続けているとどうしてもダレてしまいます。そのため、リーダーとの相談のうえ決定する、というプロセスのルールをあらかじめ決めておくとスムーズです。この場合も、通常業務が忙しそうだから・・と甘くなってしまうリーダーがいるかもしれませんが、メンバー間で納得できるような、数値基準などを設けておくとよいでしょう。

 

あとがき

社内横断プロジェクトに関しては、若手社員にとってはチャンスでありながら、通常業務との兼ね合いもある大変な出来事です。

リーダーとなる方は、そうした社員が潰れてしまわないよう負荷を考える必要もあります。

 

・メンバー選定が重要

・社内理解は経営者層からの言葉

・プロジェクトの権限範囲の設定

・進捗管理とメンバーの負荷

 

このような面で社内横断プロジェクトは失敗に終わるか、成功するかが変わってきます。若手社員として参加する方は、将来のことも見据えて意気込んで参加し、実績を積むよい機会としたいですが、負荷が増えて通常業務で失敗が増えては、本末転倒です。

 

ぜひ上手に進めてチャンスを掴みましょう。

 

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